Comment vérifier un SIRET ou un extrait Kbis dans un dossier locataire ?

SIREN, SIRET, Kbis et RNE : quatre notions différentes

Le SIREN identifie une entreprise avec neuf chiffres. Le SIRET comporte quatorze chiffres : les neuf chiffres du SIREN suivis de cinq chiffres propres à un établissement. Une même entreprise peut donc avoir plusieurs SIRET, par exemple pour son siège et ses agences. Le SIRET de l’établissement employeur doit figurer sur le bulletin de paie.

Le Kbis concerne les entreprises immatriculées au RCS. Depuis le 1er janvier 2023, le RNE regroupe les entreprises exerçant en France une activité commerciale, artisanale, agricole ou indépendante. L’ancien extrait D1 des artisans n’est plus délivré : l’INPI indique qu’il est remplacé par l’attestation d’immatriculation au RNE.

La méthode rapide pour vérifier un SIRET d’employeur

Ne vous contentez pas d’un moteur de recherche ou d’un annuaire privé. Saisissez les quatorze chiffres relevés sur le bulletin de paie ou le contrat dans l’Annuaire des Entreprises, service public qui rassemble les données détenues par l’administration. Conservez la date de votre consultation : une entreprise peut changer d’adresse, fermer un établissement ou en ouvrir un autre.

• Vérifiez que les neuf premiers chiffres du SIRET correspondent au SIREN affiché pour l’entreprise.
• Comparez la dénomination légale, l’éventuel nom commercial et la forme juridique avec la pièce reçue.
• Contrôlez l’établissement exact : adresse, état actif ou fermé et date de début ou de fermeture.
• Comparez l’activité principale à l’activité présentée, sans traiter le code APE comme une preuve absolue du poste occupé.
• Vérifiez que la date de début d’activité est compatible avec l’ancienneté déclarée par le candidat.
• Si une confirmation humaine est nécessaire, trouvez les coordonnées de l’entreprise par une source indépendante, et non uniquement sur le PDF reçu.

Un établissement fermé aujourd’hui n’invalide pas automatiquement un ancien bulletin : il pouvait être actif à la date de paie. À l’inverse, un SIRET actif ne prouve pas que la personne travaille réellement dans l’entreprise.

Quels écarts doivent réellement déclencher un contrôle ?

Un écart est un signal à expliquer, pas un verdict. Le contrôle devient solide lorsqu’il tient compte de la date du document et recoupe plusieurs pièces : contrat, bulletins successifs, avis d’imposition, attestation d’activité et informations officielles de l’entreprise.

Kbis ou attestation RNE pour un candidat indépendant

Le décret n° 2015-1437 encadre les justificatifs qu’un bailleur peut demander. Pour l’activité professionnelle, il prévoit notamment un extrait K ou Kbis de moins de trois mois pour une entreprise commerciale, une copie du certificat d’identification de l’Insee pour un travailleur indépendant, une carte professionnelle pour une profession libérale ou une pièce récente attestant l’activité. Le texte cite encore l’extrait D1 pour un artisan, bien que l’INPI précise que ce document n’existe plus depuis la création du RNE.

L’attestation d’immatriculation au RNE est gratuite et accessible à tous sur DATA INPI. L’INPI indique qu’elle prouve l’existence légale de l’entreprise et qu’elle fait foi, sauf preuve contraire, pour les informations inscrites au RNE au moment de sa délivrance. Sa date reste donc importante.

Mais l’immatriculation ne renseigne pas à elle seule le revenu disponible. Pour une profession non salariée, le décret autorise aussi les deux derniers bilans ou, à défaut, une attestation de ressources pour l’exercice en cours délivrée par un comptable. Il faut comparer ces ressources sur une période cohérente, sans transformer le chiffre d’affaires en revenu personnel.

Cas particulier : une entreprise se porte caution

Pour une caution personne morale autre qu’Action Logement, le décret autorise deux justificatifs : un extrait Kbis original de moins de trois mois, les statuts ou une autre pièce établissant l’existence légale de la personne morale et faisant apparaître le responsable et l’adresse ; puis la pièce d’identité du représentant figurant sur le Kbis ou les statuts.

• Vérifiez l’existence et l’état de la société dans les registres officiels.
• Comparez le représentant annoncé avec les informations du Kbis, du RNE ou des statuts.
• Contrôlez séparément que cette personne a le pouvoir de signer l’engagement de caution.
• Ne déduisez pas la solvabilité de la seule présence d’un capital social ou d’une immatriculation active.
• Vérifiez enfin l’acte de cautionnement : montant, durée, bail concerné et signature.

Existence, concordance, actualité et authenticité : quatre résultats

Une vérification utile sépare quatre questions. Le registre confirme-t-il l’existence de l’entreprise ou de l’établissement ? Les informations concordent-elles avec la pièce ? La fiche officielle et le justificatif sont-ils assez récents pour la décision ? Le document reçu porte-t-il une preuve technique contrôlable de son origine et de son intégrité ?

Les données d’un vrai SIRET sont publiques et faciles à recopier. Leur exactitude sur un faux bulletin de salaire ne rend donc pas ce bulletin authentique. Il faut recouper les périodes, les montants et les identités, et indiquer clairement ce qui reste non vérifiable.

Comment intégrer ce contrôle à un dossier locataire

Commencez par extraire les identifiants et les dates des pièces reçues, puis vérifiez les signatures électroniques ou 2D-Doc lorsqu’elles existent. Rapprochez ensuite les documents entre eux : identité, employeur, SIRET, périodes, salaire net, net imposable et cumuls. La recherche dans les registres officiels vient compléter cette analyse ; elle ne la remplace pas.

Trust My Docs peut lire les documents d’un dossier, contrôler les preuves techniques prises en charge et signaler les concordances ou écarts. Le résultat doit rester détaillé : une entreprise retrouvée, un document cohérent et une donnée cryptographiquement signée sont trois constats distincts. La décision de louer et les confirmations externes restent sous la responsabilité du destinataire du dossier.

Questions fréquentes

Comment vérifier gratuitement un numéro SIRET ?

Saisissez les quatorze chiffres dans l’Annuaire des Entreprises, service officiel de l’État. Comparez la dénomination, l’établissement, l’adresse, l’état actif ou fermé et les dates avec le document reçu. Faites la recherche vous-même plutôt que de suivre un lien fourni dans le dossier.

Un SIRET valide prouve-t-il qu’une fiche de paie est authentique ?

Non. Un fraudeur peut recopier les données publiques d’une vraie entreprise. Un SIRET valide prouve seulement que l’établissement existe ou a existé. Il faut aussi contrôler les périodes, les montants, les cumuls, l’identité et la cohérence avec les autres pièces.

Quelle différence entre SIREN et SIRET ?

Le SIREN comporte neuf chiffres et identifie l’entreprise. Le SIRET comporte quatorze chiffres et identifie chacun de ses établissements. Une même entreprise conserve son SIREN mais peut avoir plusieurs SIRET ou en changer lorsqu’un établissement déménage.

Quelle différence entre un Kbis et une attestation RNE ?

Le Kbis concerne une entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés. L’attestation RNE reprend les informations inscrites au Registre national des entreprises, qui couvre les activités commerciales, artisanales, agricoles et indépendantes. Les deux documents répondent à des périmètres différents.

Un avis de situation Sirene a-t-il une valeur juridique ?

Non. L’Insee précise que l’avis de situation est une image du répertoire Sirene à un instant donné et qu’aucune valeur juridique ne lui est attachée. Il reste utile pour contrôler gratuitement des informations d’identification et leur actualité apparente.

Que faire si le SIRET d’un employeur est fermé ?

Comparez la date de fermeture à la date du bulletin ou du contrat. L’établissement pouvait être actif lors de l’émission, avoir déménagé ou avoir été remplacé par un autre établissement de la même entreprise. Si les dates ne concordent pas, demandez une explication et confirmez par une source indépendante.