Combien de temps pour vérifier des dossiers locataires ? De l’email à une liste à examiner

Combien de candidatures peut recevoir une annonce ?

Le baromètre Manda du premier semestre 2026 relève 13 candidats par annonce en moyenne sur les annonces étudiées, 41 à Paris et 43 à Nice. Son calcul des candidatures s’appuie sur plus de 5 500 annonces internes publiées entre le premier semestre 2025 et le premier semestre 2026. Ce sont des chiffres de candidatures, pas un décompte de dossiers complets et analysables. Une demande de visite, un email sans justificatif et un dossier prêt à vérifier ne représentent pas la même charge.

Pour dimensionner un processus, comptez donc séparément les contacts reçus, les dossiers contenant les pièces nécessaires et les dossiers qui exigent une vérification approfondie. Le volume varie fortement selon la ville, le bien et le canal de réception ; une moyenne nationale ne remplace pas vos propres données.

Combien de temps faut-il pour vérifier un dossier locataire ?

Aucune moyenne indépendante suffisamment documentée ne permet d’affirmer qu’un dossier prend systématiquement 10, 15 ou 30 minutes. Le temps humain dépend de la lisibilité des pièces, de leur nombre et des écarts à éclaircir. Il faut au minimum identifier les documents reçus, regarder les preuves disponibles, comparer les noms et les revenus, demander éventuellement une pièce manquante, puis noter le résultat.

La bonne formule est : nombre de dossiers effectivement contrôlés × temps moyen constaté dans votre organisation. Exemple purement illustratif : si votre équipe mesure 10 minutes de travail par dossier, 20 dossiers représentent 3 h 20. Ce n’est ni une moyenne du marché ni une promesse de temps gagné.

L’automatisation vise surtout à réduire la répétition : télécharger les mêmes types de pièces, relire les mêmes champs et recopier les résultats dans un tableau. Elle ne supprime pas le temps nécessaire à interpréter une anomalie ou à prendre une décision équitable.

Le scénario : email → Make → Trust My Docs → tableau de suivi

Dans Make, il s’agit d’un scénario composé de modules. Le déclencheur surveille une boîte ou un libellé dédié aux candidatures. Les modules suivants récupèrent les pièces jointes et les regroupent sous une référence de dossier ; cette étape est indispensable, car Trust My Docs ne lit pas votre boîte email et n’associe pas lui-même plusieurs messages à un candidat.

POST https://trustmydocs.com/api/v1/tenant-file
Authorization: Bearer <votre_clé>
Body type: Multipart/form-data

tax = avis-imposition.pdf
payslip = bulletin-1.pdf
payslip = bulletin-2.pdf
id_front = identite-recto.jpg
id_back = identite-verso.jpg

L’API accepte notamment tax, payslip répétable, les faces de carte d’identité et passport. Dans Make, le module « HTTP > Make a request » doit envoyer les fichiers binaires, analyser la réponse JSON et prévoir un délai suffisant. Le tutoriel Make du site détaille la configuration ; une clé API se demande sur la page API.

Que contient la liste finale des dossiers à examiner ?

La réponse Trust My Docs contient un verdict et des notes par document, des contrôles de cohérence entre pièces, des réserves et, lorsque des salaires nets lisibles sont disponibles, une capacité locative indicative. Make peut écrire ces champs dans un tableur ou un CRM : référence du dossier, date de réception, pièces présentes, contrôles effectués, écarts à revoir, loyer mensuel indicatif et personne chargée de la revue.

Ne filtrez pas sur « success: true » ou sur l’absence totale de réserves pour déclarer un dossier valide. « success » signifie que la requête a été traitée. Une fiche de paie sans signature cryptographique peut normalement porter une réserve, même si ses données sont lisibles et cohérentes.

Comment est estimée la capacité locative ?

Dans la version actuelle, destinée aux dossiers de salariés, Trust My Docs calcule la moyenne des salaires nets lisibles sur les fiches de paie, puis affiche à titre indicatif un loyer mensuel égal à cette moyenne divisée par trois. Par exemple, 2 400 € nets moyens donnent une indication de 800 € par mois. Ce ratio est une convention de calcul du service, pas un seuil légal universel ni une décision de solvabilité.

Le rapport rapproche aussi les salaires de l’avis fiscal lorsque les données nécessaires sont disponibles. Il signale les écarts à expliquer, notamment lorsque les périodes ou la situation professionnelle ont changé. Il ne calcule pas automatiquement une capacité consolidée pour un couple, une colocation ou un garant : ces situations demandent une analyse adaptée.

Les limites à prévoir avant de lancer le scénario

• La vérification cryptographique porte sur la signature d’un 2D-Doc lorsqu’il est présent et lisible. L’extraction OCR et les contrôles de cohérence ne prouvent pas, à eux seuls, l’authenticité d’une fiche de paie.
• La liste finale est un outil de priorisation, pas une acceptation ou un refus automatique. Les cas « à examiner » et les critères de décision demandent une intervention humaine ; la CNIL encadre les décisions entièrement automatisées ayant des effets significatifs.
• Ne collectez que les justificatifs autorisés et nécessaires. La confidentialité promise pour le traitement Trust My Docs ne règle pas, à elle seule, la conservation des emails, des fichiers dans Make ou des lignes du tableur : définissez vos accès et durées de conservation.
• La bêta de l’API compte une unité par document analysé, avec 100 unités par jour et par clé et un plafond partagé de 300 unités par jour. Prévoyez les réponses 429 et une file d’attente ou un contrôle manuel en cas de dépassement.

Le bon objectif n’est donc pas « un robot choisit le locataire ». C’est une file de dossiers structurés, avec les pièces et les réserves visibles, afin que la personne responsable passe son temps sur les cas qui méritent réellement son attention.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour vérifier un dossier locataire ?

Il n’existe pas de moyenne fiable valable pour tous les dossiers. Mesurez le temps réellement passé dans votre organisation, puis multipliez-le par le nombre de dossiers complets à contrôler. Par exemple, 20 dossiers à 10 minutes chacun représentent 3 h 20 ; ce chiffre est seulement un scénario de calcul.

Combien de dossiers locataires reçoit-on pour une annonce ?

Le baromètre Manda du premier semestre 2026 mesure 13 candidats par annonce en moyenne dans son échantillon, 41 à Paris et 43 à Nice. Il mesure des candidatures, pas nécessairement des dossiers complets reçus. Votre propre volume dépend du bien, de la ville et du canal de candidature.

Peut-on automatiser de l’email jusqu’au tableau des dossiers ?

Oui, avec un scénario Make : réception des emails et pièces jointes, regroupement par candidature, appel HTTP à l’API Trust My Docs, puis écriture des résultats dans un tableur ou un CRM. Make construit le tableau ; Trust My Docs ne lit pas directement la boîte email et ne stocke pas cette liste.

Trust My Docs valide-t-il automatiquement un candidat ?

Non. L’API renvoie des contrôles par pièce, des écarts et des données extraites. Make peut classer les dossiers « incomplet », « à examiner » ou « sans anomalie détectée », mais le choix du locataire et l’interprétation des réserves restent humains.

Comment la capacité locative est-elle calculée ?

Pour le périmètre actuel des salariés, le service divise par trois la moyenne des salaires nets mensuels lisibles. C’est un indicateur conventionnel, non un seuil légal de solvabilité, et il ne couvre pas automatiquement les couples, colocations ou garants.